So erstellen Sie ein Projektbudget – und halten es auch ein

Angenommen, Ihr Projekt ist wie ein Fahrzeug, das Treibstoff benötigt. Ähnlich wie ein Auto Treibstoff im Tank braucht, benötigt ein Projekt Geld und Ressourcen, um zu funktionieren. Als Projektmanager haben Sie die Aufgabe, diese Ressourcen effektiv zu planen und zu nutzen, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt rechtzeitig und reibungslos sein Ziel erreicht.

Die Erstellung und Einhaltung eines soliden Budgetplans sind entscheidend für den Erfolg Ihrer Arbeit und zählen zu den wichtigsten Fähigkeiten im Projektmanagement, die Sie im Laufe Ihrer Karriere entwickeln können.

**Was ist ein Projektbudget?**
Ein Projektbudget ist ein detaillierter Plan Ihrer Ausgaben: Wie viel werden Sie ausgeben? Wofür? Und wann? Durch die Erstellung eines Budgetplans vor Projektbeginn und dessen Verwendung zur Überwachung des Projekts können Sie das Risiko verringern, dass Ihnen die Ressourcen ausgehen oder das Budget überschritten wird - beides sind häufige Probleme im Arbeitsalltag. Laut einer Umfrage des Project Management Institute (PMI) aus dem Jahr 2021 wurde das geplante Budget nur bei 62 % der Projekte in Unternehmen eingehalten.

Die Budgetierung vor Projektbeginn ermöglicht es Ihnen, den Umfang der Arbeit besser abzuschätzen und die Ausgaben zu überwachen. Es hilft auch dabei, das Projekt den wichtigen Stakeholdern zu präsentieren und die erforderlichen finanziellen Mittel zu beschaffen, da genehmigende Personen verstehen, warum die Ausgaben notwendig sind, um die Ziele zu erreichen. Während des Projekts kann das Budget als Ausgangspunkt dienen, um die tatsächlichen Ausgaben mit den geplanten zu vergleichen und zusätzliche Kosten zu bewältigen.

**In 9 Schritten zum Projektbudget:**
1. **Festlegen der Projektziele**
- Klar definierte und überprüfbare Ziele sind entscheidend für den Projekterfolg. Nutzen Sie die SMART-Methode, um klare Ziele zu formulieren.

2. **Definieren des Projektumfangs**
- Bestimmen Sie den Umfang der Arbeit, um die Ziele zu erreichen. Berücksichtigen Sie verfügbare Ressourcen und zeitliche Beschränkungen.

3. **Aufteilung der Ergebnisse in Unterabhängigkeiten**
- Teilen Sie die Ergebnisse in Unteraufgaben auf, um versteckte Kosten zu identifizieren und ins Budget aufzunehmen.

4. **Auflistung der erforderlichen Ressourcen**
- Notieren Sie spezifische Ressourcen für jede Aufgabe, einschließlich Teammitglieder, Beschaffung, Schulung, Ausrüstung, Räumlichkeiten usw.

5. **Abschätzung der voraussichtlichen Beträge**
- Verwenden Sie verschiedene Techniken wie Bottom-up-Schätzungen, Vergleiche mit ähnlichen Projekten und Szenario-Analysen, um die Kosten so genau wie möglich abzuschätzen.

6. **Einrichten von Sicherheitsrücklagen**
- Legen Sie Sicherheitsrücklagen von 5-10 % des Gesamtbudgets an, um unerwartete Ereignisse abzudecken.

7. **Erstellung des Budgets**
- Listen Sie einzelne Positionen, Zeitpläne, Verantwortlichkeiten und Gesamtkosten auf, um ein vollständiges Budget zu erstellen.

8. **Planung der Ausgabenüberwachung**
- Legen Sie fest, wie oft Sie die tatsächlichen Kosten mit dem Budget vergleichen und wie Sie auf Abweichungen reagieren.

9. **Einholen der Genehmigung von wichtigen Beteiligten**
- Teilen Sie den fertigen Budgetplan mit den Stakeholdern und holen Sie deren Genehmigung ein.

Durch die Einhaltung dieser Schritte können Sie ein effektives Projektbudget erstellen, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt erfolgreich abgeschlossen wird.

Die Ausgaben im Griff – mithilfe eines Projektbudgets

Ein gut durchdachtes Budget unterstützt Sie im gesamten Projektzyklus, beginnend bei der Planung, über die Genehmigung bis hin zur Durchführung. Sobald Sie das Budgetieren gut beherrschen, können Sie sicherstellen, dass Ihrem Projektteam alle Ressourcen zur Verfügung stehen, die es zum Erreichen Ihrer wichtigen Ziele und zur Lieferung hochqualitativer Ergebnisse benötigt. Indem Sie Ihre Ausgaben laufend überwachen, können Sie außerdem schnell auf unerwartete Kosten reagieren, das Vertrauen der Personen gewinnen, die Ihr Budget genehmigen und Ihre Projekte auf Erfolgskurs bringen.